أدلة المراجعة السابعة

المصادقات Confirmation

تمثل المصادقات إيصال receipt أو رد كتابي أو شفوي written or response من طرف ثالث محايد independent third party للتحقق من دقة المعلومات التي يطلبها المراجع requested by auditor ونطراً لأنه يتم الحصول على المصادقات من مصدر مستقل عن المراجع ينظر إليها على أنها دليل قوي ويتم لإستخدامه كثيراً بواسطة المراجعين وبرغم ذلك تكون المصادقات دليلاً مكلفاً نسبياً عند التوصل إليه وقد لا يكون ملائماً أن يطلب من بعض الأفراد الرد على المصادقات لذلك لا يتم إستخدام المصادقات في كل الحالات التي يصلح تطبيقها فيها ونطراً للثقة الشديدة واعتماد المراجع على المصادقات يقدم المراجعون عادة بالحصول علي إستجابة كتابية وليس إستجابة شفوية كلما كان ذلك ممكناً وتكون المصادقات المكتوبة أيسر للفحص من قبل مشرفي فريق المراجعة بما يمكنهم من تقديم رغم أفضل عند الضرورة لإثبات الحصول على المصادقات .

و يتوقف إستخدام المصادقات أو عدم إستخدامها على توافر الحاجة للاعتماد فى الموقف حالة توافر بدائل أخري. و عادة لا يتم إستخدام المصادقات فى مراجعة الإضافات على الأصول الثابتة لأنه يمكن التحقق منها عن طريق الفحص الفعلي و التوثيق و أيضاً لا تستخدم المصادقات للتحقق من العمليات المالية المتبادلة بين المنظمات , مثل العمليات المالية للمبيعات حيث يمكن للمراجع عمليتين ماليتين كبيرتين على نحو غير عادي للمبيعات تم تسجيلها قبل نهاية الفترة المحاسبية بثلاثة أيام فى هذة الحالة يمكن أن يكون إستخدام المصادقات أمراً ملائماً .

و تحدد SAS 67 ثلاثة أنواع من المصادقات يمكن للمراجع أستخدمها و سيتم وصفها في هذا الجزء على نحو مختصر طبقاً لترتيب الاعتماد عليها و سيتم تناولها على نحو مفصل في الفصول التي تتعلق بالمعلومات المحددة التي يتم المصادقة عنها و يتمثل النوع الأول فى المصادقة الإيجابية مع طلب معلومات من المصادق و التي يتم من خلالها الطلب من الشخص الذي تسلم المصادقة بأن يقوم بإرسالها إلي المراجع بعد الرد عليها فى كافة الأحوال و يتمثل النوع الثاني فى المصادقة الايجابية مع تضمينها معلومات يجب المصادقة عليها و يعتمد المراجع على هذا النوع بدرجة أقل من النوع الأول , حيث يمكن لمستلم المصادقة أن يوقع عليها و يعيدها دون أن يهتم بفحص بالمعلومات و أظهرت البحوث أن معدلات الاستجابة للنوع الأول تكون قليلة , لانها تتطلب من مستلم المصادقة أن يبذل جهداً لاستيفاء و اتمام المصادقة , ويتمثل النوع الثالث فى المصادقة السلبية و يتم فيها الطلب من المستلم أن يرد فقط فى حالة عدم صحة المعلومات و نظراً لأن المصادقات تعتبر دليلاً يؤخذ به فقط فى حالة الرد , تعد المصادقات السلبية أقل صلاحية من المصادقات الايجابية .

و عندما يكون ذلك عملياً و مناسباً , يجب على المراجعون أن يرسلوا المصادقات إلي عينة من المدينين , و تم النص على هذا المتطلب فى SAS 67 لكون رصيد المدينين يمثل عادة جانباً هاماً فى القوائم المالية , و لان المصادقات دليل يعتمد عليه بدرجة كبيرة .

و على الرغم من أن إرسال المصادقات لا يعد متطلباً عند مراجعة الحسابات الأخري بخلاف المدينين إلا أن هذا النوع من الأدلة يكون مفيداً في التحقق من أنواع عديدة من المعلومات و حتي يمكن إعتبار المصادقات دليلاً يعتمد عليه , يجب أن يراقب المراجع هذا النوع من الأدلة منذ الإعداد و حتي إستلام الاستجابات و فإذا تحكم العميل فى إعداد المصادقات و إرسالها بالبريد و تلقي الاستجابات و سيفقد المراجع القدرة على الرقابة و التحكم فيها و لن تكون المصادقات دليلاً محايداً و بالتالي تنخفض درجة الاعتماد عليها .

التوثيق Documentation

يتمثل التوثيق فى قيام المراجع بفحص مستندات و دفاتر العمل التي تدعم المعلومات المدرجة بالقوائم المالية و يشمل التوثيق الذي يقوم يفحصه المراجع كافة السجلات التي يستخدمها العميل لتقديم المعلومات التي تشير إلي أن أداء العمل قد تم فى صورة منظمة و نظراً لأن كل عملية مالية لدي العميل يتم تدعيمها بمستند واحد على الأقل و يكون هناك عدد ضخم من هذا النوع من الأدلة ومثلاً يحتفظ العميل عادة بأن الشراء من العميل مستند الشحن , فاتورة بيع لكل عملية مالية للمبيعات و تعد هذة المستندات أدلة مفيدة يمكن للمراجع أن يستخدمها فى التحقق من دقة سجلات العميل عن العمليات المالية للمبيعات و يتم إستخدام التوثيق كنوع من الأدلة على نطاق واسع فى كل عملية مراجعة حيث أنه متاح بسهولة للمراجع بتكلفة منخفضة و فى بعض الأحيان يكون هو الدليل المناسب الوحيد المتاح .

و يوجد نوعان من المستندات ,مستندات داخلية و مستندات خارجية و يتمثل المستند الداخلي فى المستند الذي يتم إعداده و إستخدامه لدي منظمة العميل ثم تحتفظ به , دون أن يخرج إلي أطراف خارجية , من أمثلة ذلك : فواتير البيع التقارير الزمنية عن العاملين , تقارير إستلام المخزون أما المستند الخارجي فيتمثل فى المستند الذي يتعلق بتعامل طرف خارجي عن منظمة العميل فى عمليات مالية و يكون فى حوزة العميل أو يمكن له أن يتوصل إليه و فى بعض الحالات لا تنشأ المستندات الخارجية خارج منظمة العميل و تنتهي بها و من أمثلة المستندات الخارجية : فواتير البائع , أوراق الدفع الملغاة و بوالص التأمين و تنشأ مستندات أخري مثل الشيكات الملغاة لدى العميل و يتم إرسالها إلي الأطراف الخارجية ثم يتم إعادتها إلي العميل .

و يتمثل المحدد الرئيسي فى رغبة المراجع لقبول المستند كدليل يعتمد عليه فى ما إذا كان هذا المستند داخلياً أم خارجياً و إذا كان المستند داخلياً يجب التعرف على ما إذا كان المستند قد نشأ و تم تشغيله فى ظل رقابة داخلية جيدة حيث أن المستندات الداخلية التي تنشأ و يتم تشغيلها فى ظل رقابة داخلية ضعيفة لا تشكل أدلة يمكن الإعتماد عليها .

و نظراً لان المستندات الداخلية يتم تداولها بين العميل و أطراف خارجية عند إجراء العمليات المالية و يوجد بعض المؤشرات التي تعبر عن إتفاق كلا الطرفين بشأن المعلومات و الشروط الموجودة فى المستند و لذلك ينظر إلى المستندات الخارجية يمكن أن يعتمد عليها بدرجة الاعتماد عليها بأكثر من المستندات الداخلية . و بعض المستندات الخارجية يمكن أن يعتمد عليها بدرجة كبيرة لكونها تعد بعناية فائقة و ينم فحصها على نحو متكرر من المحامين أو خبراء محايدون , و من أمثلة ذلك الأوراق التي يثبت ملكية الأصول مثل الأراضي و بوالص التأمين اتفاقات السندات والعقود .

و عندما يستخدم المراجعون التوثيق لتدعيم القيم أو العمليات المالية المسجلة , يشار إلي ذلك عادة بالفحص المستندي في لفحص الحيازة فى عملية مالية مستندياً , يقوم المراجع على سبيل المثال بتتبع يومية الحيازة إلي فاتورة البائع و تقارير الاستلام المؤيدة لذلك و بالتالي مقابلة هذف الوجود فإذا قام المراجع بالتتبع من تقارير الاستلام إلي يومية الحيازة لمقابلة هدف الإكتمال ,فلن يمكن ذلك ملائماً القول بأن هذا فحصا مستندياً .

الملاحظة Observation

يتم إستخدام الملاحظة لتقييم أنشطة معينة و توجد طوال المراجعة فرص لممارسة المشاهدة و السمع و اللمس و الشم لتقييم الأمور على مدي واسع و على سبيل المثال يمكن للمراجع أن يقوم بزيارة مصنع ليكون إنطباعاً معيناً بوجه عام عن التجهيزات الخاصة للعميل ويمكن للمراجع ملاحظة الصدأ على آلة معينة لتقييم ما إذا كان يجب تكهينها و أيضاً يمكن للمراجع أن يتابع تنفيذ بعض المهام المحاسبية لتحديد ما إذا كان الشخص المسئول عن هذة المهام يؤديها كما يجب أم لا . و لا تكفي الملاحظة بمفردها فمن الضروري أن يتبع الانطباع الأولي الحصول على أنواع أخري من الأدلة تدعمه و مع ذلك تعد الملاحظة أمر مفيداً فى معظم أجزاء المراجعة .

الاستفسار من العميل Inquiries of the Client

يتم من خلال الإستفسار الحصول على معلومات كتابية Written أو شفوية Oral من العميل كرد على أسئلة المراجع و على الرغم من أنه يتم التوصل إلي قدر معقول من الأدلة عن طريق الإستفسار , فلا يمكن النظر إلي الإستفسار كدليل حاسم لأنه لا يتم التوصل إليه من مصدر محايد و يمكن أن يوجد بها تحيز لصالح العميل . و بالتالي عندما يحصل المراجع على دليل عن طريق الاستفسار فمن الضروري أن يحصل على أدلة أخري تدعمه من خلال تنفيذ إجراءات أخرى و للتوضيح إذا أراد المراجع أن يحصل على معلومات عن طرق تسجيل و رقابة العمليات المحاسبية لدى العميل يجب عليه أن يبدأ بتوجيه الاسئلة للعميل عن الكيفية التي يعمل من خلالها نظام الرقابة الداخلية , و فيما بعد يؤدي المراجع إختبارات المراجعة باستخدام التوثيق و الملاحظة لتحديد ما إذا كانت هذة العمليات قد تسجيلها و صرح بها وفقاً لمتطلبات الرقابة الداخلية .

إعادة التشغيل Reperformance

يتم من خلال إعادة التشغيل إعادة فحص عينة من العمليات الحسابية و تحويل المعلومات التي قام بها العميل خلال الفترة التي تتم المراجعة عنها و يشمل إعادة فحص العمليات الحسابية إختبار الدقة الحسابية لدي العميل . و تتضمن إجراءات مثل ترحيل فواتير البيع و المخزون , عمليات الجمع فى دفاتر اليومية و اليومية المساعدة , و فحص العمليات الحسابية لمصروف الإهلاك و المصروفات المدفوعة مقدماً . و تشمل إعادة فحص تحويل المعلومات تتبع أثر القيم حتي يتم التأكد أن المعلومات التي تم إدراجها فى أكثر من مكان واحد قد تم تسجيلها بنفس القيمة فى كل مرة و مثلاً يقوم المراجع عادة بأداء إختبارات محدودة للتحقق من أن المعلومات المدرجة فى يومية المبيعات تخص العميل الملائم و بالقيم الصحيحة عند تسجيلها فى دفتر يومية المدينين و تلخيصها فى دفتر الأستاذ العام .

الإجراءات التحليلية

يتم من خلال الإجراءات التحليلية استخدام المقارنات و العلاقات لتحديد مدى منطقية رصيد حساب ما أو أي بيان أخر و مثلاً يمكن مقارنة نسبة هامش المساهمة الإجمالي في السنة الحالية مع النسبة فى السنة السابقة و يمكن أن تكون الإجراءات التحليلية هي الدليل الوحيد المطلوب فى حالة الحسابات التي ليس لها أهمية نسبية أما فيما يتعلق بالحسابات الأخري , فيمكن أن يتم تخفيض حجم الأدلة الأخري عندما تشير الإجراءات التحليلية إلي منطقية رصيد الحساب و فى بعض الحالات تستخدم الإجراءات التحليلية فى عزل حسابات أو عمليات مالية يجب أن يتم فحصها على نحو متعمق لتقرير ما إذا كانت هناك خطوات أخري يجب القيام بها للتحقق و مثلاً يتم مقارنة مصروف الصيانة الإجمالي بالفترة الحالية مع نفس المصروف للفترة السابقة و فحص الفرق , فإذا كان معنوياً يجب التعرف على سبب الزيادة أو النقص .

الي هنا فقد أنتهت التدوينة  يمكنك مراجعة باقي موضوعات قسم تدقيق الحسابات بالمدونة.