ورقة العمل هي نموذج علي شكل أعمدة متعددة , و التي تستخدم فى عملية التسويات و في إعداد القوائم المالية و لا تعتبر ورقة العمل وسيلة تسجيل محاسبي دائمة , و هي ليست جزءاً من دفتر اليومية او الأستاذ , و أن ورقة العمل ليست إلا أدة تستخدم لتسهيل عملية إعداد قيود التسوية و عادة ما تستخدم فى الشركات الكبيرة من حيث عدد الحسابات و التسويات الجردية .
استخدام ورقة العمل
- إعداد ميزان المراجعة فى ورقة العمل .
- ترحيل قيود التسوية .
- إعداد ميزان المراجعة بعد التسويات .
- نقل الأرصدة إلى الخانات الخاصة بقائمة الدخل .
- ترصيد أعمدة القوائم و أحتساب كل من صافي الدخل و إكمال الميزانية العمومية .
أستخدام ورقة العمل يعد عملاً أختيارياً و عندما يتم استخدام ورقة العمل , فإن القوائم المالية يتم إعدادها علي أساس ورقة العمل هذة , و يتم إدخال التسويات فى ورقة العمل ومن ثم تسجيلها و ترحليها إلي القوائم المالية التي تم إعدادها و تستطيع الإدارة و غيرها من الجهات المهتمة الحصول علي القوائم المالية بشكل مبكر عند أستخدام ورقة العمل .
خطوات إعداد ورقة العمل
Steps in preparing a worksheetإعداد ميزان المراجعة على ورقة العمل
الخطوة الأولي : يتم إدخال كل الحسابات من دفتر الأستاذ فى الخانات الخاصة في ورقة العمل , فيتم ترحيل الحسابات المدينة إلي الجانب المدين و كذلك الحسابات الدائنة ,
ترحيل التسويات إلي خانة التسويات
الخطوة الثانية : عند استخدام ورقة العمل , فإن كل التسويات يتم نقلها إلي خانة التسويات ,فإن توازن طرفي ميزان المراجعة يجب أن يسري على هذه التسويات ( تساوي المبالغ فى التسويات لكل من الطرف المدين والطرف الدائن من هذه التسويات ) و إذا احتجنا إلي حسابات إضافية , فإنه يتم إدراجها مباشرة بعد خانة المجموع في ميزان المراجعة , وكل تسوية يجب أن تكون مفهرسة و منظمة , و أن هذا الإجراء يسهل قيد التسوية فى دفتر اليومية و لا يتم تسجيل التسويات في دفتر اليومية إلا بعد إكمال ورقة العمل , وإعداد القوائم المالية الرئيسية .
تمرين عملي علي ميزان المراجعة
مثال : نستعرض ميزان المراجعة لشركة بيونير لصناعة الدعاية و فيما يلي التسويات المطلوب تنفيذها .
(ب) حساب جديد و هو حساب مصروف التأمين يجعل مديناً بقيمة 50ج و ذلك بقيمة التأمين المستنفذ , و يجعل حساب التأمين المقدم دائناً بنفس القيمة 50 ج .
(ج) نحتاج إلي حساب جديد وهو مصروف الاستهلاك , فيجعل هذا الحساب مديناً بقيمة 40ج , و هو مصروف الاستهلاك الشهري , و يجعل حساب مجمع استهلاك معدات المكتب دائناً بنفس القيمة و هي 40ج .
(د) يجعل حساب الإيرادات المقدمة مديناً بقيمة 400 ج , وهي قيمة الخدمات المقدمة , و حساب إيراد الخدمات دائناً بنفس القيمة 400 ج .
(ه) حساب جديد وهو المدينون يجعل مديناً بقيمة 200 ج , و هي قيمة الخدمات المقدمة وغير المقبوضة حتى تاريخه , و يجعل حساب إيراد الخدمات دائناً بنفس القيمة 200 ج .
(و) نحتاج إلي حسابين لاحتساب الفائدة , و هما : مصروف الفائدة بقيمة 50 ج لمصروف الفائدة حيث يجعل مديناً , ويجعل حساب الفائدة مستحقة الدفع دائناً بنفس القيمة .
(ز) مصروف الرواتب يجعل مديناً بقيمة 1200 ج وهي قيمة الرواتب المستحقة وغير المدفوعة و يجعل حساب الرواتب مستحقة الدفع دائناً بنفس القيمة 1200 ج .
لاحظ من الصورة أنه بعد بعد ترحيل جميع التسويات إلي عمود التسويات فى ورقة العمل , فإنه يجب أن يتساوي الجانبان (المدين و الدائن) في هذا العمود.
إعداد ميزان المراجعة بعد التسويات
الخطوة الثالثة : نحصل على ميزان المراجعة بعد التسويات , و ذلك بجمع المبالغ فى الخانات الأربع الأولي لورقة العمل لكل حساب علي حدة , فعلى سبيل المثال , حساب التأمين المقدم لديه رصيد مدين فى ميزان المراجعة بقيمة 600 ج , و لديه تسوية دائنة بقيمة 50 ج , فالناتج يكون الرقم 550 ج مديناً فى ميزان المراجعة بعد التسويات , لكل حساب فى ورقة العمل , فإن المبلغ الذي يظهر فى خانة ميزان المراجعة بعد التسويات , هو نفس الرصيد الذي يظهر فى دفتر الأستاذ بعد تسجيل التسويات فى دفتر اليومية و ترحيلها إلي دفتر الأستاذ .
و بعد ترحيل جميع هذة الأرصدة إلي ميزان المراجعة بعد التسويات , فإن توازن الطرفين (المدين و الدائن ) لميزان المراجعة بعد التسويات يجب أن يتحقق , و إن هذا التوافق بين المجاميع فى طرف المدين و الطرف الدائن , يسهل إتمام إعداد ورقة التسوية , وإذا لم يتساو الطرفان (المدين و الدائن ) لميزان المراجعة بعد التسويات , فإنه لن تتوازن القوائم المالية , ستكون قوائم مالية غير صحيحة .
ترحيل المبالغ من ميزان المراجعة بعد التسويات إلي أعمدة القوائم المالية
الخطوة الرابعة : تتمثل الخطوة الرابعة فى نقل المبالغ من ميزان المراجعة بعد التسويات إلي أعمدة قائمة الدخل وقائمة المركز المالي , فحسابات قائمة المركز المالي تنقل إلي الأعمدة المناسبة من ورقة العمل سواء للحسابات المدينة و الدائنة , فعلي سبيل المثال , فإن حساب النقدية يدخل من الطرف المدين من قائمة المركز المالي , و أوراق الدفع تدخل فى الطرف الدائن من هذة القائمة , مجمع الاستهلاك ينقل إلي الطرف الدائن أيضا من قائمة المركز المالي و السبب فى ذلك أن مجمع الاستهلاك هو حساب مقابل و يحمل رصيداً دائناً .
و بسبب أن ورقة العمل لا تحتوي علي أعمدة لقائمة التغير فى حقوق الملكية , فإن الرصيد المتمم فى قائمة المركز المالي فى الطرف الدائن يعتبر رأس المال , كذلك فإن مسحوبات صاحب المشروع تنقل إلي الطرف المدين من قائمة المركز المالي لأن مسحوبات صاحب المشروع لديها حساب ذو صفة مدينة .
و حسابات المصروفات و الإيرادات تنقل إلي المكان المناسب فى أعمدة قائمة الدخل فى ورقة العمل و ذلك كما هو موضح فى الصورة السابقة .
ترصيد المبالغ فى أعمدة القوائم المالية و أحتساب صافي الربح (صافي الخسارة) و إتمام ورقة العمل
الخطوة الخامسة : يجب أن يتم التوازن بين أعمدة كل القوائم المالية سواء للطرف المدين و الطرف الدائن من قائمتي الدخل و المركز المالي , و يتم تحديد صافي النتيجة من صافي ربح أو صافي خسارة خلال الفترة , و ذلك عن طريق إيجاد الفرق بين إجمالي المجاميع فى طرفي عمودي قائمة الدخل , فإذا زاد مجموع المبالغ فى الطرف الدائن علي مجموع المبالغ فى الطرف المدين فإن النتيجة تكون صافي الربح , لذلك تتم إضافة عبارة صافي الربح تحت المجموع فى خانة أسم الحساب و من ثم ينقل المبلغ إلي قائمة الدخل فى الطرف المدين و قائمة المركز المالي فى الطرف الدائن منه , أن هذا الرصيد المدين يؤدي إلي توازن أرصدة قائمة الدخل , و الرصيد الدائن يؤدي إلي توازن أرصدة قائمة المركز المالي , بالإضافة إلي ذلك , فإن الرصيد الدائن فى أعمدة قائمة المركز المالي يبين الزيادة فى حقوق الملكية الناتجة عن صافي الربح .
و علي العكس من ذلك فإذا زاد مجموع المبالغ فى الطرف المدين من قائمة الدخل علي مجموع المبالغ فى الطرف الدائن , فإن هذا يعني أن هناك صافي خسارة قد تحققت عن هذا المبلغ الذي يمثل صافي خسارة ينقل إلى الطرف الدائن من قائمة الدخل والطرف المدين من قائمة المركز المالي .
و بعد تحديد صافي الربح أو صافي الخسارة , فإن هناك مجاميع جديدة للأعمدة يتم تحديدها , بمعني أن مجاميع الطرف المدين و الطرف الدائن من قائمة الدخل يجب أن تتطابق كذلك المجاميع فى الطرفين المدين و الدائن من قائمة المركز المالي يجب أن تتطابق , فإذا لم تتوازن المجاميع فى أعمدة قائمة الدخل , و كذلك المجاميع فى أعمدة قائمة المركز المالي ف‘م ذلك يدل على أن هناك خطأ قد تم ارتكابه فى ورقة العمل.
المصدر: كتاب مبادئ المحاسبة لـ كيسو مترجم .
